Vom Papierstapel zum Klick: Wie eine neue Software den Pflegealltag verändert

Als Anfang Februar auf der Homepage des Caritas SeniorenHauses Hasborn ein unscheinbarer Button live ging, ahnte noch niemand, wie schnell sich daraus eine kleine Erfolgsgeschichte entwickeln würde.

Denn früher begann die Suche nach einem Pflegeplatz oft mit langen Telefonaten, Warteschleifen und vielen offenen Fragen. Angehörige waren unsicher, Mitarbeitende stark eingespannt und nicht selten wurden wichtige Informationen auf unzähligen Formularen und Schriftstücken aufgeschrieben, wodurch so eine dicke Bewohnerakte entstand – noch bevor der Bewohner oder die Bewohnerin in einer stationären Einrichtung aufgenommen wurde. Genau hier setzt das neue Online-Portal an – und verändert seitdem Schritt für Schritt den Verwaltungs- und Pflegealltag.

Heute reicht ein Klick. Interessierte können jederzeit, unabhängig von Öffnungszeiten, eine Anfrage an das jeweilige SeniorenHaus stellen. Sei es für einen Kurzzeit-Pflegeplatz, einem vollstationären Pflegeplatz oder auch für die Anfrage in einer Tagespflege oder das betreute Wohnen. Der digitale Fragebogen führt verständlich durch alle wichtigen Punkte, gibt Orientierung und schafft Klarheit – auf beiden Seiten. Was früher lange dauerte, wird nun deutlich einfacher und transparenter.

„Angehörige erhalten automatisierte Benachrichtigungen zum Aufnahmestatus, es werden intelligente Wartelisten erstellt und es sind detaillierte statistische Auswertungen möglich. Darüber hinaus unterstützt die KI bei Anforderung bei der Dokumentenauslesung, erstellt eine erste Pflegeanamnese durch strukturierte Informationssammlung und kann daraus Maßnahmenpläne generieren“, erklärt Patricia Jochem-Reinhardt, Projektleiterin in der cts Altenhilfe.

Pflege und Verwaltung arbeiten enger zusammen – digital vernetzt und dennoch persönlich

Über den neuen Prozess haben sich kürzlich alle Projektbeteiligten im Caritas SeniorenHaus Bischmisheim ausgetauscht, welches zum 01. April ebenfalls mit dem Onlineportal an den Start ging. „Wir sind gespannt wie sich der Alltag bei uns verändern wird. Wo aktuell noch Papierstapel, E-Mails und Telefonate den Alltag bestimmten, wird uns das Portal eine neue klare Struktur geben. Informationen werden zentral gebündelt und die Abstimmungen werden vereinfacht,“ so Severine Reiser, Einrichtungsleiterin des Caritas SeniorenHauses Bischmisheim.

Auch aus den anderen Einrichtungen ist das Feedback durchweg positiv. „Die Kolleginnen und Kollegen, die das System bereits seit einigen Wochen nutzen, sind durchweg begeistert“, berichtet Thomas Haffner, aus dem Projektteam der cts Altenhilfe. Patricia Jochem-Reinhardt ergänzt hierzu noch: „Bereits nach acht Wochen haben unsere Häuser zahlreiche Anfragen erhalten, sodass 18 Bewohnerinnen und Bewohner über diesen Weg ein neues Zuhause in unseren Einrichtungen gefunden haben.“

Eine weitere positive Entwicklung für alle: Die anfängliche Skepsis ist vielerorts einer echten Neugier gewichen. Wie können wir die neuen Möglichkeiten noch besser nutzen? Was lässt sich weiterentwickeln? Und wie kann uns die Technik noch unterstützen, ohne den Menschen aus dem Blick zu verlieren?

Digitalisierung wird an dieser Stelle nicht als Selbstzweck, sondern als Werkzeug genutzt, das den Pflegealltag erleichtert. Die Künstliche Intelligenz hilft auch dabei, Informationen schneller zu erfassen und auszuwerten. Die Prozesse laufen im Hintergrund effizienter – damit vorne mehr Zeit bleibt für Zuwendung, Gespräche und echte Begegnungen.

In Kürze alle cts Einrichtungen an das Portal angeschlossen

Die Reise ist noch nicht zu Ende. Bis zum Sommer soll das Portal vollständig in den Regelbetrieb in allen 13 cts Altenhilfeeinrichtungen und natürlich auch im Hospiz übergehen. Doch schon jetzt zeigt sich: Der erste Schritt ist gemacht. Und er führt in eine Richtung, die Pflege neu denkt – moderner, vernetzter und näher am Menschen.

Mitglieder des Projektteams Care Mates und Mitarbeitende des Caritas SeniorenHauses Bischmisheim (v.l.n.r.): Benjamin Zimmer, IT-Fachplaner Care Mates, Michael Groß, Geschäftsführer der cts Altenhilfe GmbH, Severine Reiser, Einrichtungsleiterin Caritas SeniorenHaus Bischmisheim, Annette Druck, Verwaltung Caritas SeniorenHaus Bischmisheim, Patricia Jochem-Reinhardt, Projektleiterin Care Mates, Irina Wagner, Verwaltung Caritas SeniorenHaus Bischmisheim, Thomas Haffner, Experte Pflegedokumentationsprogramm, Sarah Heck, Verwaltungsmitarbeiterin Caritas SeniorenHaus Hasborn und Projektmitarbeiterin Care Mates, Anja von Ehr, Veraltungsmitarbeiterin St. Barbara Hospiz Bous und Projektmitarbeiterin Care Mates (fehlt)